Dans cet article, vous découvrirez comment envoyer et recevoir des emails et des SMS.
Introduction
Les messages sont accessibles dans le module Messagerie, et également dans les modules Candidats, Offres, Sociétés et Contacts.
Le module Messagerie
Le module Messagerie est composé de 3 parties : le menu, la liste des messages et le visualisateur.
Le menu
Le menu se situe à gauche de l’écran. Un bouton Nouveau message permet d’accéder au formulaire d’envoi. Un second bouton Brouillon permet d’ouvrir la liste des brouillons enregistrés.
Par défaut, le bouton Tous les messages est actif, ce qui permet d’afficher les messages reçus et envoyés. Vous pouvez cliquer sur Boîte de réception pour n’afficher que les messages reçus, ou sur Messages envoyés pour n’afficher que les messages envoyés.
Des filtres sont également disponibles pour effectuer une recherche dans les messages, les filtrer par date, n’afficher que les messages liés à des éléments sur lesquels vous êtes référent, ou encore afficher ou masquer les messages avec pièce jointe.
Les brouillons
Si des brouillons sont présents, cliquer sur le bouton Brouillon va ouvrir la liste des brouillons disponibles. Vous y retrouverez pour chacun un résumé des éléments saisis.
Un clic sur le brouillon souhaité et le formulaire de création de messages prérempli apparait.
Pour supprimer un brouillon, 2 méthodes sont disponibles :
- En cliquant sur le bouton Corbeille de la liste des brouillons ;
- En ouvrant le brouillon, puis en cliquant sur le bouton Annuler en haut du formulaire de création de messages.
Si aucun brouillon n’est présent, le bouton Brouillon est grisé.
La liste des messages
Au centre de l’écran se trouve la liste des messages, en accord avec les filtres sélectionnés dans le panneau de gauche. Le nombre de messages apparait en haut de la page, et des flèches gauche et droite permettent de passer à la page précédente ou suivante. Cliquer sur un message permet de l’ouvrir dans le visualisateur.
Pour chaque message, vous allez retrouver :
- L’expéditeur et les destinataires. S’il s’agit d’un candidat, d’une société, d’un contact ou d’une offre, cliquer dessus ouvre directement la fiche concernée ;
- Une icône Pièce jointe (uniquement si le message contient une ou plusieurs pièces jointes) ;
- Le sens de communication (une flèche pointant vers le haut signifie message envoyé et une flèche vers le bas signifie message reçu) ;
- La date de réception ou d’envoi du message ;
- Le canal utilisé : Email, SMS ou Espace Candidat ;
- Le mode d’envoi utilisé : vide si l’envoi a été fait par Ernest, ou Microsoft si l’envoi a été fait via l’intégration Microsoft 365 ;
- Dans le cas d’un email, un aperçu de l’objet du message ;
- Un aperçu du contenu du message ;
- La liste des pièces jointes (si le message contient une ou plusieurs pièces jointes). Cliquer sur une pièce jointe permet de l’ouvrir.
Le canal utilisé affiche des couleurs pour distinguer le statut d’envoi :
- Vert signifie que le message a été acheminé avec succès ;
- Orange signifie que le message est en cours d’envoi ;
- Rouge signifie que le message est en erreur.
Cliquer sur le canal permet d’ouvrir une fenêtre contenant le détail du statut.
Pour des raisons de sécurité, Ernest masque automatiquement le contenu des communications considérées comme sensible. À la place, vous verrez inscrit Le contenu de ce message est confidentiel.
Le visualisateur
Le visualisateur reprend les informations du message présentes dans la liste des messages, mais affiche le contenu complet au lieu d’un simple aperçu.
Lorsque vous ouvrez un message dans le visualisateur, le lien de la page dans votre navigateur pointe directement sur celui-ci.
Vous pouvez donc le mettre en favori ou le partager à un collègue (accès Recruteur requis). Pratique !
Envoyer un message
Pour envoyer un message, rendez-vous dans le module Messagerie.
Un brouillon d’envoi est automatiquement enregistré toutes les 30 secondes. Vous pouvez forcer l’enregistrer d’un brouillon en cliquant sur le bouton Enregistrer, ou supprimer le brouillon en cliquant sur Annuler.
Les destinataires
Vous pouvez envoyer vos communications à un ou plusieurs destinataires. Pour cela, cliquez sur la liste souhaitée parmi Candidats, Sociétés et Contacts, puis tapez les premières lettres, ce qui lancera une recherche. Sélectionnez ensuite l’élément dans la liste.
Vous pouvez savoir avant envoi si un destinataire a bien une adresse email et/ou un numéro de téléphone. Pour cela, le formulaire affiche à côté de chaque destinataire :
- Une icône email si le destinataire a bien une adresse email ;
- Une icône téléphone s’il a bien un numéro de téléphone.
Par défaut, Ernest envoie une communication personnalisée à chaque destinataire. Cela signifie que si vous envoyez une communication à 3 candidats, Ernest va créer 3 messages distincts. Cela donne la possibilité de personnaliser le contenu avec les informations du destinataire (nom du candidat, nom du contact, etc.), et également d’activer les réponses aux messages. Cependant, si vous souhaitez envoyer une communication groupée (= 1 seul email à plusieurs destinataires), vous pouvez cocher l’option Cci. Les réponses aux messages sont alors désactivées, et les variables de personnalisation Candidat, Sociétés et Contacts ne sont pas utilisables.
Envoyer un message sans utiliser de modèle de communication
Pour envoyer un message de zéro, c’est-à-dire sans utiliser de modèle de communication, il vous suffit d’écrire directement votre message dans les champs prévus à cet effet :
- Pour envoyer un email, il est nécessaire de remplir les champs Objet de l’email et Contenu de l’email ;
- Pour envoyer un SMS, il est nécessaire de remplir le champ SMS.
Envoyer un message en utilisant un modèle de communication
Pour envoyer un message en utilisant un modèle de communication, cliquez sur le champ Vos modèles de communication et choisissez le modèle de communication souhaité.
Cela aura pour effet de remplir les champs d’email et/ou de SMS ainsi que les pièces jointes avec les données du modèle de communication.
Il est bien sûr possible de personnaliser le contenu avant envoi si nécessaire.
Si le modèle de communication choisi contient des données dynamiques relatives à une offre d’emploi ou à un entretien, vous devez compléter les champs concernés, à savoir Sélectionner une offre et Sélectionner un entretien.
Pour configurer vos modèles de communication, veuillez consulter la documentation dédiée Modèles de communication.
Les SMS
Le nombre de crédits SMS estimés est inscrit et se met automatiquement à jour en fonction du contenu. Le nombre de crédits d’envoi restants est également indiqué.
Les SMS sont envoyés via des numéros courts de 5 chiffres aléatoires, gérées par l’opérateur téléphonique (exemple : 38690).
Attention : Si vos SMS contiennent des URL, des adresses email ou des numéros de téléphone, il est possible que l’opérateur téléphonique les bloque pour suspicion de spam.
Nous vous recommandons d’éviter ces éléments afin de maximiser le taux de délivrabilité de vos envois. Cependant, pas d’inquiétude, Ernest s’occupe de tout ! Si un SMS est bloqué, il sera automatiquement renvoyé à l’aide de notre expéditeur personnalisé ERNESTJOBFR, qui est certifié et non filtré, mais les réponses au SMS ne seront pas prises en compte.
L’envoi
Lorsque tout est prêt, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton Envoyer. Si des erreurs ont été identifiées par Ernest, elles s’afficheront dans le formulaire.
La messagerie dans les modules Candidats, Offres, Sociétés et Contacts
Nous avons vu que la messagerie est accessible dans un module dédié, mais vous avez également la possibilité de consulter les messages dans les modules Candidats, Offres, Sociétés et Contacts.
La liste des messages qui s’affiche est filtrée en fonction de la fiche concernée, et contrairement au module Messagerie, le contenu complet des messages y est affiché.
Ouvrir le formulaire d’envoi via un de ces modules préremplit automatiquement les destinataires.
Les réponses aux communications
Lorsqu’un destinataire répond à une de vos communications (que ce soit par email ou SMS), Ernest vous notifiera et vous pourrez consulter la réponse dans le module Messagerie et directement dans la fiche concernée.
À noter : les réponses aux SMS envoyés par Ernest à l’aide d’un numéro court ne sont plus prises en compte au-delà de 48h après l’envoi initial.
Cette limitation n’est pas présente pour les réponses aux emails.
Les messages au sein de l’espace Candidat
L’espace Candidat contient une section Mes discussions, où tous les messages reçus et envoyés sont consignés.
Voici les informations affichées pour chaque message :
- Le sens de communication (une flèche pointant vers le haut signifie message envoyé et une flèche vers le bas signifie message reçu) ;
- La date de réception ou d’envoi du message ;
- Une icône Pièce jointe (uniquement si le message contient une ou plusieurs pièces jointes) ;
- Le canal utilisé : Email, SMS ou Espace Candidat (le statut du message n’est pas affiché au candidat) ;
- Dans le cas d’un email, l’objet complet du message ;
- Le contenu complet du message ;
- La liste des pièces jointes (uniquement si le message contient une ou plusieurs pièces jointes). Cliquer sur une pièce jointe permet de l’ouvrir.
Le transfert d’emails
Il vous est possible très facilement de transférer des emails de votre boîte de réception vers Ernest. Pour cela, rendez-vous dans la fiche concernée (Candidats, Offres, Sociétés ou Contacts) et cliquez sur le bouton Copier l’adresse email de transfert (icône 
). Une fois l’adresse email copiée, il ne vous reste plus qu’à l’insérer dans les champs À ou CC de votre email, puis à envoyer. Celui-ci arrivera automatiquement dans le module Messagerie, ainsi que dans la fiche concernée.
Les adresses email de diffusion d’offres
Avec Ernest, il est très simple de recevoir des candidatures de jobboards par email. Pour cela, rendez-vous sur la fiche d’une offre, puis copiez l’adresse email de diffusion en cliquant sur l’icône 
. rendez-vous ensuite sur les jobboards souhaités, et insérez l’adresse email précédemment copiée dans le paramétrage de votre offre.
Bonne nouvelle ! Si vous diffusez vos offres via Ernest, ce paramétrage est totalement transparent pour vous !
