Dans cet article, nous allons parcourir les fonctionnalités suivantes :
- Importer des données ;
- Enregistrer un modèle d’import ;
- Charger un modèle d’import ;
- Consulter les résultats d’un import.
Importer des données
Ernest vous permet d’importer rapidement des données provenant de fichiers Excel. Pour cela, vous devez vous rendre dans le menu Import de données dans la barre de navigation latérale (droits d’administration requis). Le formulaire d’import ainsi que la liste des imports précédents s’affichent.
L’import de données se déroule en 2 étapes.
Étape 1 : Sélection du fichier à importer
Vous pouvez glisser-déposer un fichier Excel ou cliquer sur la zone bleue pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichiers. Seuls les fichiers Excel avec l’extension .xlsx sont acceptés, et un seul fichier peut être importé à la fois. Une case à cocher Fichier avec ligne d’en-tête vous permet de spécifier si la première ligne du fichier contient les noms des colonnes. Si vous cochez cette case, Ernest utilisera ces noms pour identifier les colonnes, et ignorera la première colonne lors de l’import. Si le fichier n’a pas de ligne d’en-tête, il est nécessaire de décocher cette case, et Ernest attribuera des noms génériques aux colonnes (Colonne 1, Colonne 2, etc.).
Cliquez sur le bouton Lancer l’analyse pour lancer l’analyse du fichier.
Étape 2 : Configuration de l’import
Toutes les colonnes s’affichent alors, et Ernest vous propose pour chacune d’entre elles de sélectionner le type de données. Pour cela, Ernest vous propose une liste de types de données prédéfinis. Vous pouvez dire à Ernest d’ignorer certaines colonnes en laissant le type de données vide. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, saisir une description afin d’identifier plus facilement cet import dans la liste des imports.
Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton Démarrer l’import. Pour revenir en arrière et sélectionner un autre fichier, cliquez sur le bouton Annuler.
Ernest vous simplifie la saisie !
Vous pouvez filtrer sur la catégorie de données afin de ne rendre disponibles que les types de données qui vous intéressent. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie Contact, seuls les types de données liés aux contacts seront affichés. Et un clic sur le bouton Attribuer la catégorie à la colonne suivante positionne la catégorie sur la colonne suivante. Pratique pour les colonnes qui ont le même type de données ! Vous pouvez également utiliser le bouton Attribuer la catégorie à toutes les colonnes suivantes pour appliquer la catégorie à toutes les colonnes suivantes du fichier.
Les données obligatoires sont indiquées par un astérisque. Si une colonne obligatoire n’est pas renseignée, l’import échouera. Exemple : l’import de données de type Loisir nécessite de remplir une valeur (obligatoire) et une couleur (facultative). Si vous ne renseignez pas la valeur, l’import se soldera par un échec.
IMPORTANT : Données liées
Certaines données doivent préalablement être importées pour être prises en compte lors de l’import. Par exemple, si vous importez des données de type Contact et que vous avez renseigné une société pour chaque contact, assurez-vous que la société ait déjà été importée. Dans le cas contraire, la société ne sera pas trouvée, et les contacts n’auront pas de société associée.
Ernest garantit qu’aucun doublon ne sera inséré ! Une vérification est systématiquement effectuée avant insertion. Si un élément est déjà présent en base, il sera récupéré et mis à jour avec les données du fichier Excel. IMPORTANT : Si un élément est déjà présent plusieurs fois en base, la ligne sera ignorée et une erreur sera remontée.
Les règles de détection de doublons sont les suivantes :
- Contact : un contact est considéré comme déjà existant si son identifiant interne ou son nom, son prénom et son adresse email sont identiques à un autre contact déjà présent en base ;
- Société : une société est considérée comme déjà existante si son identifiant interne, son nom et son siret ou son nom et son siren sont identiques à une autre société déjà présente en base ;
- Offre : une offre est considérée comme déjà existante si sa référence interne est identique à une autre offre déjà présente en base ;
- Donnée : une donnée est considérée comme déjà existante si sa valeur est identique à une autre donnée déjà présente en base.
Enregistrer un modèle d’import
Ernest vous permet d’enregistrer un modèle d’import pour réutiliser les mêmes paramètres pour des fichiers similaires. Cela vous évite ainsi une double saisie. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer en tant que modèle en bas du formulaire d’import, ce qui va ouvrir un formulaire dédié.
Le bouton Enregistrer en tant que modèle est désactivé tant qu’aucun type de données n’a été sélectionné. Dès qu’un type de données est sélectionné, le bouton devient actif.
Le formulaire qui s’ouvre vous invite à renseigner un titre de modèle afin de le retrouver facilement. Sous le titre sont inscrits les paramètres du modèle (nombre de colonnes renseignées et nombre total de colonnes). Pour valider l’enregistrement, cliquez sur le bouton Ajouter.
Charger un modèle d’import
Si au moins un modèle d’import a été enregistré, le bouton 
apparaît en haut du formulaire d’import. En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez la liste des modèles enregistrés.
Dans ce tableau, vous trouverez pour chaque modèle :
- Son titre ;
- Le nombre de colonnes renseignées et le nombre total de colonnes ;
- L’action Charger ce modèle, pour charger les paramètres de l’import dans le formulaire ;
- L’action Supprimer ce modèle, pour supprimer le modèle.
Si vous chargez un modèle d’import qui a plus de colonnes que le fichier Excel que vous avez sélectionné, Ernest ne chargera que les colonnes qui correspondent.
Consulter les résultats d’un import
Une fois l’import lancé, vous pouvez suivre l’avancement dans la liste des imports.
La liste des imports se rafraîchit automatiquement toutes les 60 secondes pour afficher les dernières informations. Vous n’avez pas besoin de rafraîchir la page manuellement. Pratique !
Pour chaque import, vous trouverez :
- Le nom du fichier importé, avec un bouton Télécharger pour le télécharger et un bouton Voir le mapping pour afficher le mapping entre les colonnes du fichier et les types de données ;
- L’utilisateur qui a lancé l’import ;
- La date et l’heure de l’import ;
- La description de l’import (facultative) ;
- Le statut :
- En attente : l’import est bien enregistré et va être traité dans les plus brefs délais ;
- En cours : l’import est en cours de traitement ;
- Terminé : l’import est terminé.
La durée d’import dépend du nombre de lignes à importer. Plus le fichier est volumineux, plus l’import prendra du temps. Un fichier de plusieurs milliers de lignes peut prendre plusieurs minutes, voire plusieurs dizaines de minutes, à être importé.
Si l’import est terminé, une information sous le statut vous permet de connaitre le taux de réussite. Ce taux est calculé en fonction du nombre de lignes ajoutées ou mises à jour avec succès par rapport au nombre total de lignes du fichier Excel. Cette information s’affiche en rouge si le taux de réussite est de 0%, en orange si le taux est inférieur à 100%, et en vert si le taux est de 100%.
Avoir un taux de réussite de 100% ne signifie pas que l’import est parfait. Il est possible que des alertes aient été remontées lors de l’intégration des données. Ainsi, Ernest affiche directement dans la liste le nombre d’erreurs et alertes, et le détail est disponible en cliquant sur le bouton Voir le détail.
Un bouton Voir le détail apparaît pour consulter le détail de l’import, avec notamment la liste des erreurs et alertes ligne par ligne.
Vous y trouverez :
- Un résumé global avec le nombre de lignes importées avec succès, le nombre d’éléments insérés et le nombre d’éléments mis à jour ;
- Le détail des remontées d’erreurs ou d’alertes regroupées par ligne du fichier Excel. Pour chaque remontée, vous trouverez :
- Le niveau de criticité : Erreur ou Alerte. Une erreur indique l’échec de l’import de la ligne, tandis qu’une alerte indique un problème mineur qui n’a pas empêché l’import de la ligne ;
- Le type de données concerné ;
- Le message d’erreur ou d’alerte.
